Unsere universell einsetzbaren Software Services Anwendungen bieten Ihnen ein Funktionsspektrum, mit dem Sie unterschiedlichste Dokumententypen...
Unsere Anwendungen erfüllen die Anforderungen moderner Unternehmen an ein integriertes, Akten-basiertes Dokumentenmanagement hinsichtlich der Performance, Skalierbarkeit und Verfügbarkeit ebenso, wie bezüglich der heute geforderten Sicherheits- und Compliance-Standards. Sie sind branchenunabhängig nutzbar und für unterschiedliche Anwendungsszenarien verfügbar. Integrationsschnittstellen vereinfachen die Einbindung Ihrer eigenen Systeme (z.B. MS Office, SAP) und unterstützen entsprechende Geschäftsprozesse im Sinne einer serviceorientierten Architektur (SOA). Dies erschliesst Ihnen nicht nur ein universelles Einsatzspektrum, sondern auch ein hohes Mass an Flexibilität.
Für die fallbezogene Verwaltung Ihrer Akten stellen wir Ihnen ein mächtiges Portfolio an Dokumentenmanagement-Funktionen bereit, die ein produktives Bearbeiten der eigenen Aufgaben und eine bereichs- und unternehmensübergreifende Team-Collaboration gleichermassen optimal unterstützen.
Das integrierte Backend nutzt und “veredelt” die Basistechnologie führender internationaler Hersteller und bietet damit auch auf der technischen Ebene ein Höchstmass an Zukunftssicherheit.
HRM - Human Resources Management: Die Elektronische Personalakte
Der Wandel von der Administrations-orientierten Personalabteilung zum proaktiven, innerhalb eines breit gefächerten Kooperations-Netzwerks tätigen Business Partners erfordert eine zweckmässig strukturierte Gesamtsicht auf alle Mitarbeiterinformationen. Elektronische Personalakten erhöhen die Produktivität und Qualität der Personalarbeit und führen zu deutlich reduzierten Prozess- und Raumkosten.
Mit der „Elektronischen Personalakte“ können Sie Ihre Mitarbeiterinformationen in virtuellen Akten revisions- und fälschungssicher zusammenführen. Sie haben eine einheitliche, nach Ihren Vorgaben strukturierbare Sicht auf Ihre gesamten Personaldokumente. Dadurch können Sie diese erheblich schneller bearbeiten und einfacher verwalten. Zudem müssen Sie keine Personaldossiers mehr hin und her schicken.
Für den schnellen Online-Zugriff auf Ihre Personalakten stellt die Anwendung benutzerfreundliche Such-, Preview- und Browsing-Funktionen zur Verfügung. Via Index- und Volltextsuchen über das gesamte Personalarchiv, in einzelnen Akten oder Dokumenten eines bestimmten Typs (z.B. Zeugnisse) erhalten Sie umgehend zuverlässige Treffer angezeigt, die Sie direkt am PC einsehen können.
Ein grosses Plus der Lösung ist die automatische Terminkontrolle bei der Dokumentenlöschung (Kassation). Sie können die gesetzlichen bzw. betrieblichen Löschfristen für jedes einzelne Dokument anhand des jeweiligen Dokumententyps bereits bei der Erfassung vorgeben. Auf diese Weise müssen Sie weder regelmässig Personaldossiers durchsehen, noch zu löschende Dokumente identifizieren und vernichten. Das erspart Ihnen erheblichen manuellen Routineaufwand.
Bezüglich Datenschutz ist die Lösung auf höchste Sicherheit ausgerichtet. Neben den gesetzlichen Archivierungspflichten und -anforderungen integriert das Sicherheits-Konzept umfassende Recovery- und Datensicherungs-Prozesse. Die bedarfsgerecht definierbare Rechteverwaltung (Berechtigungssystem) garantiert eine zuverlässige Absicherung der gespeicherten Daten und Akten gegen jeglichen unberechtigten Zugriff. Zusätzlich wird jeder Zugriff und Bearbeitungsschritt auf Akten- und Dokumentenebene registriert und von berechtigten Personen jederzeit einsehbar.
LCM - Legal & Compliance Management: Die Elektronische Matter-Akte
Wer seine Sorgfaltspflicht bezüglich der neuen regulatorischen Auflagen für rechtlich und steuerlich relevante Dokumente und der damit verbundenen Dokumentationspflicht erfüllen will, kommt um ein entsprechend ausgerichtetes Dokumentenmanagement nicht herum.
Wir stellen Ihnen hierzu eine leistungsfähige „Document- & Mattermanagement Anwendung“ zur Verfügung, die einen einheitlichen, zeit- und ortsunabhängigen Zugang zu allen relevanten Dokumenten gewährt. Die gemeinsame Nutzung, Bearbeitung und Verwaltung der gespeicherten Informationen über deren gesamten Lebenszyklus unterstützt sowohl die Compliance als auch die Kooperation interner und externer Instanzen bei Rechtsfällen umfassend. Laptop-Benutzern ermöglicht die Off-line-Funktionalität überdies, Dokumente lokal zu bearbeiten und anschliessend wieder mit dem Server zu synchronisieren.
Eine zusätzliche Steigerung des Benutzerkomforts gewähren die enge Integration mit Microsoft Outlook sowie die kontextorientierte Dokumentenablage mittels einfachem «Drag & Drop» unabhängig vom Dokumentenformat. Das gilt auch für E-Mails und deren Anhänge, die als Einheit und/oder getrennt abgelegt werden können. Durch das «Related Documents» Konzept bleibt bei jeder E-Mail erkennbar, dass der jeweilige «E-Mail-Body» und sein/e Anhang/Anhänge zusammengehören.
Für ein schnelles Auffinden benötigter Dokumente stehen Ihnen intelligente, Matter-übergreifende Such- und Retrievalmethoden zur Verfügung. Zusätzlich sorgen automatische Querverweise auf inhaltsverwandte Dokumente dafür, dass relevante Zusammenhänge auf Anhieb ersichtlich und klar nachvollziehbar sind.
Die rollenbasierte Rechteverwaltung und präzise Zugangskontrollen bis auf Dokumentenebene garantieren maximale Datensicherheit. Lückenlose Versionskontrollen stellen die für die Compliance unverzichtbare Nachvollziehbarkeit Dokumenten-basierter Prozesse sicher, während die terminierbare Dokumentenlöschung die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen unterstützt.
SRM - Supplier Relations Management: Die Elektronische Vertragsakte
In den meisten Unternehmen sind die Dokumente, die im Rahmen von Beschaffungsprozessen und der Kommunikation mit den verschiedenen Lieferanten anfallen, nach wie vor nur in Papierform vorhanden und werden in die Ordnerablagen der entsprechenden Abteilungen einsortiert. Ohne Kopieraufwand im Vorfeld fehlt ein schneller und einheitlicher Dokumentenzugang von verschiedenen Standorten aus ebenso, wie der gleichzeitige Zugriff darauf durch mehreren Mitarbeiter.
Mit der branchenunabhängig nutzbaren „Elektronischen Vertragsakte“ können Sie Ihr Supplier Relations Management mithilfe einer zentralen, pflegeleicht strukturierten Dokumentenablage durchgängig optimieren und von einem einheitlichen, zeit- und ortsunabhängigen Zugang zu Lieferantenverträgen, Bestellformularen, Lieferscheinen etc. profitieren. Die gemeinsame Nutzung, Bearbeitung und Verwaltung der gespeicherten Inhalte über deren gesamten Lebenszyklus unterstützt sowohl das interne Teamwork als auch die Kooperation mit den verschiedenen Lieferanten umfassend.
Für ein schnelles Auffinden benötigter Dokumente stehen intelligente Such- und Retrievalmethoden zur Verfügung. Zusätzlich sorgen automatische Querverweise auf inhaltsverwandte Dokumente dafür, dass relevante Zusammenhänge auf Anhieb ersichtlich und klar nachvollziehbar sind. Die rollenbasierte Rechteverwaltung und präzise Zugangskontrollen bis auf Dokumentenebene garantieren maximale Datensicherheit. Lückenlose Versionskontrollen gewährleisten transparent nachvollziehbare Beschaffungsprozesse, während die terminierbare Dokumentenlöschung die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen sicherstellt.
