Document Management Solution

Dokumente digital managen und archivieren.

Einfach und intelligent.

doculife® ist die Komplettlösung, die alle Komponenten für ein automatisiertes Lifecycle Management von Dokumenten als Cloud-Service bereitstellt. Aufgrund ihrer Verfügbarkeit als zentraler Dienst, der offenen Architektur und der einfachen Konfigurierbarkeit über ein Web-Interface kann die Lösung sehr schnell in Organisationen und Unternehmen eingeführt und genutzt werden.

Prozesse beschleunigen und Kosten senken.

Einfach und intelligent.

Von der Erfassung, über die zentrale Verwaltung und revisionssichere Archivierung der Dokumente bis zum direkten, webbasierten Zugriff mit Hilfe modernster Suchmethoden unterstützt und vereinfacht doculife® die Bearbeitungsprozesse an digitalisierten Papierdokumenten, elektronischen Dokumenten und E-Mails gleichermaßen über deren gesamte Lebensdauer. Durch die einfache Übernahme von Altakten wird relevantes Unternehmenswissen zugänglich und die Auswertbarkeit der Daten wird unterstützt. Physische Dokumentenablagen können abgelöst und durch sinnvolle, elektronische Ablagestrukturen ersetzt werden.

Die Lösung kann flexibel an konkrete Anforderungen angepasst und individualisiert werden.


Systemkomponenten

IMA (Input Management Automation)

Über IMA findet eine hochwertige Digitalisierung und Erfassung von Akten und Dokumenten statt. Das Scannen erfolgt über die IMA Scansoftware oder über dynamisch angebundene Multifunktionsgeräte.

DMS (Document Management Solutions)

Das DMS von doculife® unterstützt die teamfähige, aktenorientierte Bearbeitung und Ablage von Dokumenten. Dazu stehen Mechanismen zur Versionierung und Auditierung zur Verfügung.

IAR (Intelligent Archiving and Retrieval)

Durch das integrierte Archiv können Dokumente gemäß der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen revisionstauglich archiviert werden.

ICS (Intelligent Content Search)

ICS ist eine moderne Suchmaschine, welche den gesamten Datenbestand integriert als digitales Wissen zur Verfügung stellt. Intuitive Suchtechnologien stellen ein schnelles Auffinden der benötigten Informationen sicher.

Cloud – das IT-Konzept der Zukunft

Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen und Investitionen, wenn es darum geht eine Lösung einzuführen, welche die steigenden Ansprüche an das Informationsmanagement zuverlässig erfüllt: Fachabteilungs- und branchenspezifisches Wissen, IT-Know-how, rechtliche Expertise und High-End-Technologie sind dazu erforderlich. Abhilfe schafft die Cloud mit dem Prinzip der geteilten Nutzung.

Laut National Institute for Standards and Technology (NIST) ermöglicht es Cloud Computing, jederzeit und einfach über ein Netzwerk auf einen Pool aus konfigurierbaren Computer-Ressourcen zuzugreifen. Das heißt, Kunden beziehen die vom Anbieter bereitgestellte Infrastruktur, Entwicklungsplattform oder Softwareanwendung ihrem aktuellen Bedarf entsprechend. Je nachdem ob die Cloud öffentlich betrieben, oder nur einem eingeschränkten Benutzerkreis zur Verfügung gestellt wird, erfolgt der Zugriff über das Internet oder ein geschlossenes Netzwerk.

doculife® bündelt langjährige Erfahrung und professionelle Technologie rund um das Dokumentenmanagement und stellt maßgeschneiderte Servicepakete zur Miete bereit. Sie erhalten für wenig Geld eine Lösung, die von Experten entwickelt und betrieben wird und bleiben dabei vollkommen flexibel.

Sicherheit und Compliance

Die Verfügbarkeit von Informationen hat erheblichen Einfluss auf die Produktivität eines Unternehmens und sollte durch entsprechende Maßnahmen und interne Richtlinien sichergestellt werden. Darüber hinaus regelt der Gesetzgeber Dokumentenmanagement umfassend und in unterschiedlichen Rechtsquellen: Geschäftsinformationen sind sicher, jederzeit verfügbar und schließlich nachvollziehbar und unveränderbar vorzuhalten.

Investitionen in die Sicherheit von Infrastruktur, Software und Betrieb sind für viele Unternehmen unverhältnismäßig hoch. Zudem fehlt oftmals das erforderliche Know-how. doculife® bietet alle Softwarekomponenten für die „lebenslange" Verwaltung von Dokumenten verpackt als bedarfsgerechten und sicheren Service. Das Rundum-Sorglos-Paket basiert auf einem ausgefeilten Sicherheitskonzept, wird unter Berücksichtigung der gesetzlichen Auflagen kontinuierlich weiterentwickelt und ist somit immer „state-of-the-art". Damit sind Sie als Kunde auf der sicheren Seite!