Fachbereiche

doculife® kommt branchenunabhängig zum Einsatz. Unternehmen aller Größen und Branchen haben mit unserer Lösung ihre Dokumente über deren gesamten Lebensweg im Griff. Dabei kann doculife® sowohl für allgemeine Geschäftsdokumente, als auch für die speziellen Anforderungen verschiedener Fachbereiche eingesetzt werden.

Allgemeine Geschäftsdokumente

Innovation und Wachstum.

Einfach und intelligent.

Ein konsistentes Dokumenten Lifecycle Management versetzt ein Unternehmen in die Lage, jederzeit gegenüber dem Kunden auskunftsfähig zu sein und dabei Vorgänge deutlich zu beschleunigen. Dies ermöglicht Zeiteinsparungen bei internen Prozessen und steigert die Qualität des Service am Kunden.

Unternehmen können durch den Einsatz innovativer und auf sie zugeschnittener Informations- und Kommunikationslösungen sowohl ihre internen Abläufe optimieren, die Arbeitsproduktivität und Innovationsleistung steigern, als auch neue Dienstleistungen auf dem Markt anbieten.

Aufgrund der Cloud-Fähigkeit, Mandantenfähigkeit und Abrechenbarkeit der Leistungen kommt das DLM-System für kleine und mittelständische wie auch große Unternehmen mit Fachabteilungslösungen Frage.

Vertragsakte

Verträge sicher verwalten.

Einfach und intelligent.

Gerade vertragliche Unterlagen gilt es vollständig und sicher abzulegen. Gehen Daten und Dokumente verloren, fehlt oft die entsprechende Grundlage um Ansprüche aus laufenden Verträgen geltend zu machen. Zudem muss die Vertraulichkeit der Daten stets gewährleistet werden können.

Mit doculife® wird der Zugriff auf relevante vertragliche Inhalte jederzeit sichergestellt. Dokumente werden geschützt abgelegt und ein unerlaubter Zugriff oder gar eine nicht autorisierte Vernichtung von Dokumenten und Daten ist nicht mehr möglich. Benötigen Mitarbeiter Einsicht in vertragliche Unterlagen kann der Zugriff permanent oder temporär vergeben und jederzeit gesteuert werden.

 

HRM – Human Resources Management

Personaldaten im Griff.

Einfach und intelligent.

Gerade im Personalbereich bindet die manuelle Verwaltung von Akten hohe monetäre und zeitliche Ressourcen. Die Einführung einer digitalen Personalakte hilft Prozesse zu vereinfachen und Raum für wertschöpfende Personalaufgaben zu schaffen.

Alle für eine Personalakte relevanten Unterlagen, egal ob es sich dabei um papierbasierte oder elektronische Daten handelt, durchlaufen zunächst die Erfassung. So stehen die Daten später mit Volltext und Eigenschaftswerten im DMS zur Verfügung und werden entsprechend der aktuellen Gesetzgebung verwahrt. Führende Systeme können dabei eingebunden werden. Die Möglichkeit des Online-Zugriffs, im Zweifelsfall auch für den Mitarbeiter selbst, steigert den Wert und die Wahrnehmung der HR-Abteilung als Service-Einheit im Unternehmen.

LCM – Legal and Compliance Management

Wissen erschließen.

Einfach und intelligent.

Mehrfachablagen und die physische Ortsgebundenheit von Dokumenten prägen häufig die Ablagestrukturen in Rechtsabteilungen. Oftmals kommt eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme zum Einsatz, die den effektiven Wissensaustausch behindert.

Einheitliche Strukturen für die Ablage von Dokumenten und Informationen ermöglichen ein fallbezogenes Arbeiten und steigern die Transparenz vorhandener Wissensressourcen. Die Zusammenarbeit im Team, auch über international verteilte Standorte hinweg, wird gefördert und bereits vorhandene Informationen müssen nicht mehrfach erarbeitet werden.

Für den Einsatz von doculife® in Anwalts- und Notarkanzleien klicken sie bitte hier...

SRM – Supplier Relations Management

Einkaufsprozesse unterstützen.

Einfach und intelligent.

In Einkaufsabteilungen entstehen im Tagesgeschäft eine Vielzahl von Dokumenten. Preiskalkulationen, Angebote, Bestellungen und Lieferscheine stellen dabei nur einen kleinen Auszug der für Einkäufer relevanten Unterlagen dar. Die Kommunikation mit Lieferanten läuft dabei teilweise elektronisch, teilweise werden Dokumente weiterhin auf physischem Weg ausgetauscht.

doculife® führt alle Unterlagen in einem System zusammen und unterstützt eine übersichtliche Abbildung von Einkaufsvorgängen. Die Kommunikation gegenüber dem Lieferanten wird vereinfacht, da alle relevanten Dokumente zu einem Vorgang jederzeit abgerufen werden können. Zudem kann die interne Koordination und Absprache mit anderen Abteilungen beschleunigt werden. So werden grundlegende, dokumentenbasierte Prozesse im Einkauf optimiert, Wartezeiten verkürzt und Kosten gesenkt.

CRM – Customer Relationship Management

Kundenbetreuung verbessern.

Einfach und intelligent.

Der Kunde ist König. Entsprechend haben Kundenanfragen höchste Priorität. Bei jeder Kommunikation mit dem Kunden wird Wert darauf gelegt, dass sich der Kunde gut umsorgt fühlt und sich jederzeit vertrauensvoll an seinen Sachbearbeiter wenden kann. Mangelnde Auskunftsfähigkeit und lange Wartezeiten sind dabei ein Nachteil für jede Kundenbeziehung.

doculife® unterstützt den direkten Kundenkontakt durch die umfassende und übersichtliche Darstellung aller Dokumente in kundenspezifisch strukturierten Akten. Mit wenigen Mausklicks kann sich ein Sachbearbeiter ein Bild der Kundensituation verschaffen und steht ihm so schnellstmöglich mit Rat und Tat zur Seite. Durch die sofortige Auskunftsfähigkeit und umfassende Information der Sachbearbeiter erlebt der Kunde eine qualitativ hochwertige Kundenbetreuung.

Bestandsakten

Bestandsakten erfassen.

Einfach und intelligent.

Papiergebundene Aktenbestände sind ein großes Hindernis für das vernetzte Arbeiten und produktive Geschäftsabläufe. Denn solange relevantes Wissen in Büroschränken und überfüllten Archiven lagert, ist es nur stark eingeschränkt nutzbar.

doculife® ermöglicht die nahtlose Integration von papiergebundenem Wissen in die digitale Akte und stellt eine durchgängige elektronische Vorgangsbearbeitung auf einfachste Weise sicher. So ist das wohl wertvollste Kapital eines Unternehmens, das aufgebaute Wissen, jederzeit von überall elektronisch abrufbar für die optimale Abwicklung von Geschäftsfällen. Die Auflösung von Papierarchiven spart Zeit, Platz und Geld. Zugleich wird das Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen oder in falsche Hände geraten, minimiert.